prizeotel (Prize Holding)

Herausforderung

Unter dem Markennamen prizeotel betreibt die prize Deutschland derzeit acht Design-Economy-Hotels in Deutschland. Zwei weitere Häuser befinden sich in der Schweiz und in Belgien.

prizotel hat nur wenige Bürostandorte: Die Reservierung arbeitet im Büro, darüber hinaus gibt es ein Shared Office in Hamburg. Das Finance Team arbeitet jedoch ausschließlich remote.

Eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud bietet sich in dieser Situation geradezu an. Da alle Backoffice-Mitarbeiter mit Apple-Rechnern arbeiten, sollte die Software außerdem unter macOS laufen.

Nutzen

Migration zu Scopevisio

Um die Übernahmen aller Daten aus dem Altsystem hat sich Filosof gekümmert, so dass Prize nach nur einem Tag mit der neuen Software arbeiten konnte. „Ich habe noch nie eine so reibungslose Umstellung erlebt. Es wird in diesem Zusammenhang ja oft das Blaue vom Himmel versprochen, aber hier hat alles innerhalb kürzester Zeit geklappt“, so Elmers. „Wir hatten nur einen Tag Downtime, danach konnten wir sofort buchen – so als sei nichts passiert.“

Onboarding mit Hilfe von Videos

Auch die Einarbeitung ins Programm gelang schnell mit Hilfe der Videos, die Scopevisio auf der Anwenderplattform Scopeunity bereitstellt. „Ich war erst etwas überrascht – auf der Plattform waren gefühlt mehr als hundert Videos. Aber die einzelnen Beiträge sind oft nur wenige Minuten lang und deshalb ideal, um einzelnen Fragestellungen nachzugehen.“ Zusätzlich fanden mehrere Termine statt, bei denen die Fachberater:innen der Scopevisio das Prize-Team geschult und individuelle Fragen beantwortet haben. So ergab sich eine ideale Kombination von Selbstlernen und persönlicher Anleitung durch Scopevisio.

Daten sicher in der Cloud

„Für uns ist es wichtig zu wissen, dass unsere Daten sicher im Rechenzentrum gespeichert sind. Wenn ein Rechner ausfällt, zum Beispiel durch Defekt oder Diebstahl, sind unsere Daten nicht verloren“, so Elmers. „Um Backups müssen wir uns keine Gedanken machen.“

Moderne Oberfläche und intuitive Bedienung

„Viele Anwendungen im Hotellerie-Umfeld sehen aus wie Windows 95“, beschreibt Elmers augenzwinkernd die Benutzeroberflächen mancher Lösungen. Scopevisio sticht seiner Meinung nach durch ein modernes Look & Feel hervor, das auch junge Menschen anspricht. Zudem lobt er die intuitive Bedienung: „Mir gefällt die Verlinkung aller Informationen. Ich kann von einer Information aus noch eine Ebene tiefer gehen und noch eine Ebene tiefer und so weiter. Dieses Prinzip macht es auch Quereinsteigern in der Buchhaltung leicht, sich in Scopevisio zurechtzufinden.“

Praktische Import- und Exportfunktionen

Der Nutzen des einfachen Imports und Exports macht sich an vielen Stellen positiv bemerkbar, so z.B. beim Import von Buchungsdaten des Steuerberaters der Hotelgruppe, der die ausländischen Gesellschaften bucht. Aber auch bei der Übertragung von Daten von Vorsystemen erweist sich die Scopevisio API als hilfreich, so z.B. beim Import von Daten aus Cis-Box, die Prize für das Kreditorenmanagement nutzt. Die Schnittstelle erlaubt es, Daten in unterschiedlichen Formaten zu importieren und zu exportieren, z.B. als csv- oder Excel-Datei.

Kreditkartenabrechnungen automatisiert einlesen

In den Hotels der Gruppe finden täglich tausende Kreditkartenzahlungen statt. Die weltweit operierenden Kreditkartenanbieter liefern die Daten in unterschiedlichen Exportformaten. Das Gute an Scopevisio ist, dass diese problemlos eingelesen werden können. Musste Elmers zuvor teilweise 40-seitige PDFs abtippen, funktioniert der Import nun in Scopevisio automatisiert mit Hilfe von individuell konfigurierbaren Vorlagen, die sich Elmers selbst so anpassen kann, wie es die jeweilige Exportdatei des Kreditkartenanbieters erfordert. Dafür muss keine extra Programmierleistung von Scopevisio angefragt werden und keine neue Schnittstelle.