Bachmair Weissach GmbH & Co. KG

Herausforderung

Das Spa & Resort Bachmair Weissach belegte erst kürzlich als Aufsteiger des Jahres einen hervorragenden achten Platz unter den „101 besten Hotels Deutschlands“. Ebenso wichtig wie der exzellente Service für die Gäste ist dem Bachmair Weissach eine effiziente Verwaltung.

Mit Hilfe einer neuen Buchhaltungssoftware sollten papierbasierte Abläufe weitgehend digitalisiert und Routineaufgaben automatisiert werden, um die Mitarbeitenden zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten.

Die zehn Mitarbeitenden in der Administration betreuen die vier Hotels der Bachmair Weissach-Welt zentral am Standort in Kreuth. Besonders die Mitarbeitenden mit Familie und die Teilzeitkräfte schätzen allerdings die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten – eine Herausforderung, die mit Cloud-Software einfach zu lösen ist.

Nutzen

Buchhaltung digital und automatisiert

Viele Funktionen unterstützen und entlasten das Administrations-Team im Arbeitsalltag. Folgende Aspekte stellt Bernthaler heraus:

• Digitale Belege:
  Der Verzicht auf Papier führt zu einer durchgängig digitalen Arbeitsweise.
• Vernetzte Daten:
  In Scopevisio können Nutzer einfach von der Buchung zum Beleg und vom Kreditor zu den Stammdaten gelangen, denn alle Informationen sind miteinander vernetzt.
• Automatisches Ausziffern:
  Offene-Posten werden zur Auszifferung vorgeschlagen, so dass die Buchhaltung nur noch kontrollieren muss.
• Buchungsregeln:
  Vordefinierte Regeln führen zu automatischen Buchungsvorschlägen, die nur noch bestätigt werden müssen. Wiederkehrende Buchungen werden nahezu automatisiert verarbeitet.

Offenes System: API und Import/Export-Funktionen

Scopevisio erlaubt die Anbindung von Vorsystemen und Fremdanwendungen über die OpenScope API. Außerdem ist es sehr einfach, Daten in das System zu importieren und aus der Software zu exportieren. Bernthaler führt dafür verschiedene Beispiele an.

• Bankanbindung:
  Dank der Schnittstelle zur Sparkasse gelangen Bankbuchungen automatisch ins System. Was bleibt, ist die Zuweisung der Buchungen zu den einzelnen Konten.
• Paypal:
  Die Hotels verzeichnen viele Paypal-Umsätze, die einfach in Scopevisio importiert werden können. Dank der hinterlegten Regeln für wiederkehrende Buchungen hat die Buchhaltung hier nur noch eine kontrollierende Funktion.
• API OpenScope:
  Über die REST-API ist das PMS der Firma infor an Scopevisio angebunden. Alle Umsätze aus dem PMS werden automatisiert in Scopevisio eingespielt.
• Einfacher Export für Dritte:
  Daten für den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer können ohne großen Aufwand mit wenigen Klicks aus Scopevisio exportiert werden.

Schnellere Monatsabschlüsse und 100 Prozent Transparenz

Das Rechnungseingangsbuch ist zu einer zentralen Funktion für Bachmair Weissach geworden. „Wir erhalten eine fünfstellige Zahl an Rechnungen“, so Bernthaler. Diese gingen damals ihren langen Weg durch die Häuser – mit dem Nachteil, dass auch mal Rechnungen verloren gingen oder liegen blieben. Inzwischen läuft der Prozess komplett digital in Scopevisio ab. Lieferanten wurden gebeten, nur noch digitale Rechnungen zu schicken. „Bei uns prüfen etwa 25 Personen über alle Häuser verteilt die Eingangsrechnungen. Es gibt solche, die nur von einer Person geprüft werden, andere von drei. All das haben wir im Rechnungseingangsbuch digital abgebildet.“ Die Zuständigen nutzen dafür die App SCOPEVISIO2GO. „So haben wir immer die vollständige Transparenz darüber, wo welche Rechnung liegt und wo es vielleicht hakt“, erklärt Bernthaler. „Ein großer Vorteil ist, dass wir nun viel schneller unsere Monatsabschlüsse erstellen können.“

Lohn & Gehalt – einfach und intuitiv

Individuelle Vertragsmodelle mit besonderen Zeiten und Zuschlägen (z.B. Fahrtkostenzuschuss, Kindergartenzuschuss) lassen sich gut abbilden. Besonders positiv fällt außerdem auf, dass sich Korrekturen für Vormonate unkompliziert durchführen lassen. Ihre Lohnabrechnungen erhalten die Mitarbeitenden inzwischen digital in einem persönlichen, passwortgesicherten elektronischen Postfach.

Hoga Planer

Beim Dienstplan-Tool lobt Bernthaler den ausgezeichneten Support und die Möglichkeit der individuellen Anpassung etwa bei speziellen Diensten oder speziellen Zeiten. „Während der Pandemie brauchten wir einen Button für Mitarbeitende in Quarantäne. Ein Anruf genügte – und schon hatten wir den Button in der Software.“